Um setor de compras eficiente sabe adquirir com precisão. Não compra a mais, nem deixa faltar. Faz a compra com plena consciência da demanda, qualidade e longevidade de cada produto.
Em resumo: um bom setor de compras sabe o que comprar, não deixa faltar e, ao mesmo tempo, não peca pelo exagero.
Entretanto, a habilidade de adquirir insumos para uma empresa leva algum tempo para ser dominada com perfeição. Os mais experientes da área conhecem bem todas as armadilhas do processo e podem contar muitas histórias sobre “quando nem tudo deu certo”.
As consequências de uma compra “ruim”
Um processo de aquisição de mercadoria com falhas pode gerar desde pequenos problemas até grandes crises. Se, por exemplo, você é responsável pela aquisição de material de escritório e compra 10 canetas vermelhas quando deveria comprar 10 azuis. Ok. Esse é um problema chato, mas podemos concordar que dificilmente a cor da caneta poderia inviabilizar um projeto, certo?
Por outro lado, e se este escritório for uma software house e você comprar 100 computadores de baixa performance no lugar de 50 dispositivos high-end para o processamento de alguns petabytes de informação para um sistema de inteligência artificial. Bem, este é um erro de gestão que pode colocar a operação de toda a empresa em risco.
A arte de comprar sem errar
O objetivo de todo departamento de compras, portanto, é ser o mais preciso possível com a verba disponível. No fim, o sucesso deste departamento será medido pela capacidade de:
- Negociar e mediar a relação com fornecedores - Prever e qualificar demandas (regulares e extraordinárias)
- Organizar e registrar pedidos, transações e entregas
Então, como você e sua equipe podem conseguir bons resultados para o setor de compras? A resposta é simples: evitando erros. Para te ajudar a pensar sobre este assunto, nós selecionamos sete erros que o setor de compras precisa evitar a todo custo.
1. Falhas de comunicação
Boa performance de compras pressupõe boa comunicação interna.
Antes mesmo do planejamento da compra é preciso que, dentro da empresa, exista uma boa comunicação com os demais setores. Empresas com diferentes departamentos têm diferentes demandas. O diálogo aberto, claro e objetivo com estes departamentos é fundamental para que a gestão de compras flua corretamente. Comprar mal tem tudo a ver com se comunicar mal.
2. Setor de compras desestruturado
Não espere excelência de um departamento de compras pouco capacitado ou desprovido das ferramentas essenciais para o negócio. Um setor de compras só pode entregar bons resultados se estiver corretamente estruturado. Dependendo do tamanho da empresa e do mercado em que ela atua, um setor de compras pode exigir dezenas de pessoas qualificadas trabalhando diretamente ou indiretamente para que as coisas funcionem bem. Sem falar em todo apoio digital que se torna essencial à medida que as tarefas se multiplicam enquanto o volume de compras cresce em tamanho e diversidade.
3. Falhas de planejamento
Em média, o setor de compras pode ser responsável por até 60% dos gastos de uma companhia. Este número justifica a necessidade de um planejamento preciso e coerente. É o planejamento que permite ao gestor de compras definir prioridades de investimento a partir do panorama geral dos gastos e propor, por exemplo, a redução de custos sem o comprometimento de resultados. O assunto merece um post à parte, dada sua complexidade e extensão. Mas de forma bem simples: um planejamento com falhas é o registro de um processo de compras desastroso. 4. Comprar sem planejar Não faça isso. Nunca. É sério.
5. Comprar muito do que sai pouco (e vice-versa)
Talvez o mais comum entre todos os erros que vamos mostrar aqui. E o mais evitável entre eles. Estoque cheio, sem procura, é sinônimo de prejuízo. Estoque vazio, com demanda, também é. Comprar demais (ou de menos), provavelmente, corresponde a uma das maiores dores que justificam o investimento em uma equipe responsável pelas compras. E, basicamente, ela existe para que falhas assim não aconteçam (quase) nunca.
6. Compra sem pesquisa
Este erro acontece durante o período de planejamento e mesmo antes dele. É fundamental entender o que você está comprando e como vai comprar. Sem o esforço de investigação corre-se o risco de uma aquisição incapaz de atender a demanda. Nesse sentido, a pesquisa precisa considerar aspectos como: - Qualidade do produto (durabilidade e performance)
- Manutenção e acesso à assistência técnica
- Confiabilidade de fornecedores
- Timing
- Quantidade disponível para compra
- Especificidades da demanda (a compra vai solucionar o problema da sua demanda?)
- Capacidade de estoque
- Opções possíveis
- Preço
Vale lembrar aqui que os esforços de pesquisa são parte indissociável do setor de compras. Ou seja, não é algo que se faz apenas uma vez. O setor de compras precisa se manter constantemente atualizado com as principais informações sobre fornecedores, o mercado e os clientes beneficiados pelas aquisições.
7. Negligência nos processos de negociação
Negocie sempre. Encontre os limites de preço entre o que você pode pagar e o que o fornecedor pode receber. Parece óbvio, mas acredite, esta é uma falha comum mesmo em grandes empresas. Depois de encontrar os fornecedores capazes de te atender, a negociação vai para o primeiro plano do processo de compra.
Vale lembrar que nem sempre mais barato é melhor. Benefícios como formas de pagamento diferenciadas, garantia do produto, custos de manutenção e prazos de entrega, por exemplo, devem ser considerados cuidadosamente.
Fornecedores inteligentes te ajudam a comprar melhor
Um bom fornecedor não se mede só pelo preço que ele oferece. Ele precisa estar disposto a entender o que você precisa e, efetivamente, te ajudar a encontrar a melhor solução evitando erros como esses que a gente apresentou. Se o seu fornecedor não faz isso, talvez você precise reconsiderar a parceria.
A Lenovo fornece tecnologia corporativa inteligente para seus clientes. Somos especialistas em computadores dedicados à empresas em suas mais diversas atividades. Como líderes mundiais deste segmento, trabalhamos para oferecer aos nossos clientes uma experiência de compra tão inteligente quanto a que vai em nossos produtos. Então, se o seu setor de compras está mirando a aquisição de computadores ou outros periféricos inteligentes para sua empresa, não deixe de conhecer as soluções corporativas da Lenovo.